愛樂奇開賽SOP標準流程
(不必要求參賽者提早報到而能準時開賽的做法)
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首先要先準備如上的<參賽人員明細單>，這時要留意的是上方要留空白多一點，以便可以先從左到右寫下第1桌到第9的桌號(如圖)，在參賽者報到之前，先在家中把報名者的積分由低到高排序，然後依S型分組，把每個人的桌號寫在”桌號”欄位上。
以2014年4月6日為例，總共有42位報名，我們預計只會來34人，所以把2號桌子空出來不打算排上任何組別上去用，而在2號桌相鄰的1號桌跟3號桌排上較多人的6人一組，以便比賽時可以共用它們中間的第2號桌，所以這時分別在1號桌跟3號桌的桌號上方標記6(如圖藍框部分)，提醒自己這兩桌用的是六人一組的成績紀錄單；同理由於第7號桌也是閒置桌，我們也在它旁邊的兩桌第6號及第8號桌排上6個人組，而最後在5號及9號則拿出較少人的5人成績紀錄單來用。
接下來有一點特別要注意的是千萬注意不要自作聰明在前一晚將參賽者名字排在成績紀錄單上面，即在參賽者報到時的成績紀錄單的選手姓名欄是要完全空白的，因為按照成績紀錄單第一場是由第1號及第2號比賽而由3號選手當任裁判，如果您前一晚被您寫在第1號或第2號的選手其中有一位遲到，那開賽時間到了就無法進行比賽了，而且所有成績紀錄單上的選手如果無法全部到齊也會打亂名單需要重編，徒增困擾。或許您會說如果第1號或第2號的選手遲到的話可以叫同桌已經來的人先比賽啊!但據我們賽事操作的經驗，將在後來會產生其它的困擾，例如後面賽程會有人要連續出賽幾場會抱怨太累，也會發生進度如果太慢想要拆開二桌來打時發生”打結”無法拆桌的情形，因為我們精心設計的出賽順序都把這些因素考慮進去了，所以最好按成績紀錄單上的順序逐場來進行比賽。
所以比賽當天工作人員拿著選手姓名欄空白成績紀錄單，當第一位報到時您才將他排上該桌的第1號選手欄位裡，第二位報名時您才將他的名字填在2號選手欄位裡，第三位報名時您才將他填在3號選手欄位裡……，也就是說不管後面第4號到第6號的選手在開賽時間有沒有報到，這第一場比賽就可以開賽了，甚至只要有第1號及第2號兩個人則也可讓他們練球熱身，就算第3號還沒到沒裁判也沒關係，反正開賽時間一到，只要您有開始叫人上桌打球的話，一般人就不會視為不準時開賽了。而每一場比賽約需10-15分鐘，在這10-15分鐘裡再慢慢等其他同一桌晚到的人。
另外還有一個重要技巧是如果開賽的時間到了，報到桌還有許多人沒有完成繳費及登記的報到手續而整個會場卻只有你一位工作人員怎麼辦？那當然還是要拿著成績紀錄單及比賽用球去逐桌準時開賽，對那些還沒有報到完畢的人就請他們在報到桌「罰站」一會兒囉!等你到各桌開完賽之後再回到報到桌逐一完成他們的報到手續。但這時候會出現一個問題就是你的成績紀錄單是已經擺在每一桌的裁判桌上而不在你手上了，這時你在收到誰的報名費之後就在<參賽人員明細單>上他的桌號之下寫下開賽後才來報到人的名字來掌控選手動態，以如圖這個例子是周O強是開賽後被排到第3號桌的第5號選手；許O山是開賽後被排到第5號桌的第5號選手，鄒O安是被排到第8號桌的第5號選手。還有就是別忘記的是這三個人在他們各桌的成績紀錄單上面是沒有他們的名字的，所以等有空時需記得將他們的名字分別填在成績紀錄單上。
接下來還有一個「換單」的動作要做，就是原先我們安排使用六個人成績紀錄單的第1、3、6、8號桌最後卻都只來了5個人，那變成必須要全部換成五人用的成績紀錄單了，但是因為五人用成績紀錄單與六人用成績紀錄單的第二場也都是3號與4號選手比賽(甚至我們設計的四人用單的第二場也是是3號與4號選手比賽)，所以等到第二場3號與4號選手比賽結束前才完成「換單」步驟就可以了，也就是開賽後約20-30分鐘再去換成績紀錄單就可以了，不必急著太早就換單子，因為太早換單有人遲到又來報到又得換回來將造成麻煩。
其它尚有幾項小補充可為參考:
第一項是細節的報到手續如下四步驟：
一、先收到報名費，錢沒收到手就不跟報到者講他被分派到那一桌比賽。
二、依<參賽人員明細單>上安排的桌次告知報到者被安排在第幾桌比賽，然後在該桌的成績紀錄單上面寫上他們名字及積分。
三、在<參賽人員明細單>的出席欄位打v註記其已經出席。
四、最後在<參賽人員明細單>上在他被安排的桌號下方以「正」字添增一名人數，以便自己掌握各桌已經報到的人數。
而更體貼的做法是在最先報到、被安排在第1號及第2號出賽的人報到的時候，您最好口頭提醒他們「等一下開賽的時候您們是第一場上場比賽的喔!」，這樣開賽的時候他們就會自動上去比賽；同樣的道理，對於該桌第三位報到被安排當任裁判工作的人，您也可以順便提醒他「等一下開賽的第一場您是要先擔任裁判的喔!」。因為通常這些最前面的人報到的時段人數並不會太多，所以你是可以從容做到這點的。但據實地操作經驗，到後半段一大堆人排隊報到的時候，負責報到的工作人員忙碌的時候往往會忘記第三及第四步驟，尤其是應該在有人報到之後去劃「正」字顯示各桌已經報到人數有多少的第四步驟，但補救的方法卻也很簡單，那就是在人少空閒的時候，拿出那九張的各桌的成績紀錄單，看看上面到底故填了幾位已經報到的人名，然後隨時在<參賽人員明細單>上劃「正」字補添上正確人數即可。當然在開賽時將各桌成績紀錄單拿去開賽之前，一定要將在<參賽人員明細單>單上各桌次劃「正」的人數做最後的一次補正。
最後的手續是在開賽的約半小時確認沒有的人還會來之後，則要核對在<參賽人員明細單>出席欄打v的人數與各桌成績紀錄單上人數的總和數是否一致，據經驗大部分的錯誤都會是因太忙而出席欄上忘了打v，導致各桌人數的總和多於出席欄打v的人數，這時則要去各桌逐一核對名單，將漏打v的找出來補上，如此最後在<參賽人員明細單>出席欄沒有打v的就是缺賽者了。另外一種情形是發生<參賽人員明細單>出席欄打v的總人數多於各桌成績紀錄單上人數的總和數，這表示有人繳錢報到了，但是卻沒有安排在出賽名單上，這種情形較少會發生，但如果發生一定要趕快處理，因為表示有人被”放鴿子”，如不處理則會發生那些被”放鴿子”的人苦等多時卻不被叫人上場，最差情況還可能比賽全部結束後才有人向主辦單位反應根本還沒有被安排上場打球的情況，過去我們就曾發生一次有位第一次來參加比賽的小學生就這樣被放鴿子了，由於他是第一次被教練帶來也不知道去裁判桌上看成績紀錄單上自己到底是第幾號，就呆呆在那邊一直等……還好我們依照我們這套SOP標準開賽流程及時把他找出來，否則後果真不堪設想。
總之，報到時除了收錢之外，如果真的太忙，也應先確認將繳錢報到的人名填在成績紀錄單上，只要這份資料絕對正確，其餘的資料皆可最後依據此資料補正過來的。
另一項經驗是建議收錢與將繳錢報到的人名填在成績紀錄單上是同一位工作人員，如此那個人雖然會很忙，但比較不會出錯，我們曾嘗試一個人收到錢之後再告訴另外一位去將繳錢報到的人名填在成績紀錄單上，但是有時候會發生收錢的人漏講或是填寫名單的人漏聽的情形，如此將會發生最嚴重的將已經繳費的人放鴿子的情形。所以收費填單的那個人要有一個心理建設就是不要管排隊等著繳費報到的人有多少人，就算大排長龍也要不徐不緩確確實實做好那報到的四個步驟。
最後的技巧則是如果報到各桌的人數落差太大時，則要打破原本在<參賽人員明細單>上的桌次安排，例如在開賽前三分鐘第一桌才只有二個人報到，這時候再前來報到的人就彈性處理儘量安排在這一桌比賽，以便在開賽時能湊成三個人比賽，當然為了公平起見，那積分數最高的九名是儘量不要在第一輪排在同一桌比賽。而所有成績紀錄單及表單最好全部用鉛筆輸寫，以便隨時更改，而被更改的表單也可以擦掉以便日後再利用，符合經濟及環保效果。
遵循上述注意事宜應就可以做到不必要求參賽者提早報到並能準時開賽的操作了，我們建議各主辦單位不要去要求參賽者提早報到，一方面是叫一大堆人提早到現場只會增加自己的麻煩，也讓參賽者覺得是件苦差事，因為據我們觀察之後我們舉辦的比賽，參賽者有五成會在最後10分鐘才趕到，若是早上場為了睡晚一點更是都在最後幾分鐘才趕到報到，但是準時報到率高達95%以上(因為人家知道你一定準時開賽他便不敢遲到)可見得參賽者他們潛在的心裡上也都希望開賽前到達就好，更何況主辦單位要求參賽者提早到達可能也會變項增加到自己工作時間及場地租金的成本。
總而言之，主辦單位大都是因為自己對報到手續不夠熟練沒有信心才會要求參賽者提早到達，但往往卻還是沒辦法解決問題，因為例如主辦單位規定要在比賽前提早20分鐘到達，但如果還是有人只提早15分鐘才到達那主辦單位能不讓他參賽嗎? 又如果後來有人陸陸續續前來那該怎麼辦？主辦單位原本以為開賽前20分鐘就人數底定可以從容著手去做成績紀錄單以便準時開賽，往往反而又被迫改變而更顯得手忙腳亂，最後搞不好還變成需延遲20分鐘開賽，所以從另外一個角度來看 主辦單位要求參賽者提早報到也是一種缺乏自信的 自曝其短的作法，因為公告這條規定只會讓參賽者知道這些主辦單位是沒有經驗的而已，進而只會減少其報名的意願。
(全部完)